كيفية إدارة مشروع عملك الحر بشكل ناجح
.......................................
إن الوصول إلى العميل هو مجرد بداية لمشروع ناجح، يعتقد العديد من المستقلين بأن الحصول على العملاء هو الجزء الأكثر أهمية، ولكن هذا غير صحيح بشكل كامل، في حين أنه من الأهمية بمكان أن تحجز عملاء، ولكن ما تفعله بعد الحصول على العملاء هو الجزء الأكثر أهمية؟!
دعنا نتعمق الآن في كل خطوة في رحلة المشروع من البداية حتى النهاية، ولذلك سنحاول أن نستعرض معكم فيما يلي خطة العمل الخاصة بتقديم مشروع كامل من الألف للياء، والحفاظ على علاقة قيمة مع كل عميل بعد اكتمال المشروع.
1. قم بتأهيل العملاء المحتملين باستخدام مخطط مشروع آلي
عندما تبدأ كمستقل، فإنه من الطبيعي قبول أي شيء يأتي في طريقك، بل هذا ما يوصي به كثير من الخبراء، ولكن عندما تكتسب الخبرة، ستحتاج إلى أن تكون أكثر انتقاءً مع من يعمل معك، فليس كل العملاء عُملاء جيدين وهذه حقيقة وعن تجربة شخصية.
هل سمعت مسبقاً عن قاعدة 20/80 المعروفة باسم قاعدة باريتو؟… إذا لم تكن قد سمعت عن هذه القاعدة مسبقاً فدعني أخبرك بها، تنص هذه القاعدة على أن 20% من عملائك يدرون 80% من دخلك، ويكون هؤلاء العملاء ذوو جودة عالية، ولديهم القدرة على دفع أكثر، ومن السهل التعامل معهم، لذا فإنه من المهم أن تقوم بالتركيز على جذب العملاء ذو الجودة العالية من خلال تحديد التوقعات، وإعطاء احتماليات جديدة للعمل على أساسها.
في كثير من الأحيان، في بداية التواصل مع عميل مُحتمل يكون هناك الكثير من الوقت الضائع في الذهاب والعودة عبر البريد الالكتروني، حيث أن العميل لديه العديد من الأسئلة المحتملة، وأنت لديك الكثير من الأسئلة أيضاً لفهم متطلبات المشروع الخاص بالعميل، وبالتالي يمكن أن يستغرق هذا الكثير من وقتك، وتذكر أيضاً أنك تهدر وقتك مع عميل لم يدفع حتى الآن.
ومع تكرر هذا الأمر مع كل عميل، فإنه سيكون لديك نفس عدد الأسئلة والمتطلبات بالضبط، وبالتالي فإنه يجب عليك توحيد هذه العملية من خلال إنشاء نموذج “مخطط المشروع” عبر الانترنت من خلال استخدام بعض الخدمات الجانية مثل TypeForm.
قم بإنشاء نموذج يحتوي على جميع المعلومات التي تحتاجها من العميل، وما الذي يحتاج إليه العميل، وما هي أهدافه، وميزانيته، وجدولهم الزمني، وغير ذلك من المعلومات المختلفة التي يمكن أن تحتاجها لتنفيذ المشروع على أكمل وجه.
وتذكر أن العميل إذا لم يقم بملء هذا المخطط الذي هو في الأساس استبيان حول متطلبات مشروعه، فإنه بذلك يعرض سلوكاً سلبياً قد يظهر لاحقاً أثناء التعامل، ومن المحتمل ألا يكون مناسباً ويسبب لك الكثير من المتاعب.
لذا احرص على أن يقوم كل عميل بملء هذا المخطط لأنه سيوفر عليك الكثير من الوقت والجهد، ويساعدك على تقديم أفضل خدمة ممكنة للعميل، إذا لم يقم العميل بملء المعلومات التي طلبتها، أو استغرق وقتاً طويلاً في تقديمها فأنت بذلك قد استبعدت عملاً سيئاً، ولم تهدر أي وقتٍ في ذلك.
2. قم بجدولة مكالمة استكشافية مع العميل
لنفترض أن العميل ملأ النموذج، كل شيء يبدو جيداً بالنسبة لك الآن، تتمثل الخطوة التالية في إجراء مكالمة معهم لمناقشة المعلومات التي قدموها لك، وتوضيح أي تفاصيل، وطرح بعض الأسئلة والإجابة عليها، ولكن غالباً ما تكون جدولة مكالمة هاتفية مضيعة للوقت، وذلك لأنه غالباً ما تكون هناك الكثير من المحاولات لترتيب وقت جيد يناسب كلاً منكما.
وبالتالي فإن استخدام خدمة مجانية مثل Calendly يمكن أن تساعدك على التخلص من هذه المشكلة بشكل فعلي، كل ما عليك فعله أن تقوم باختيار الأوقات التي تناسبك، ثم ترسل الرابط إلى العميل، وبالتالي فإنه يمكن للعميل اختيار أفضل وقت بالنسبة له، وستتم مزامنة التقويمات الخاصة بك على الانترنت بشكل تلقائي، وسيتم إخطاركما تلقائياً أيضاً قبل وقت الموعد المحدد.
3. إرسال مستند تفصيلي كامل يضم العديد من الاقتراحات أيضاً
بعد أن قمت بإجراء مكالمة استكشافية مع العميل الآن يجب عليك أن تُظهر للعميل أن هذه الأمور الأولية مفيدة بالفعل وقد أفادتك بشكل كبير في فهم المشروع، ويتم ذلك من خلال إرسال مستند تفصيلي يضم العديد من الجوانب الرئيسية التي سنذكرها أيضاً.
ولكن قبل ذكر الجوانب الرئيسية تأكد أن تُضمن بعض الاقتراحات الإيجابية لتحسين مشروع أو فكرة العميل، يمكن أن يكون الاقتراح بسيطاً مثل مستند PDF ويُمكن أن يكون خيالياً كشيء مصمم خصيصاً لكل عميل، تذكر في النهاية أن الهدف من إرسال اقتراحات لعملائك هو أن تُظهر للعميل أنك محترف، وأنك تفهم ما تحتاج إليه.
يُمكن أن يحتوي المستند أيضاً على نبذة بسيطة جداً عنك، وعملين أو عمل واحد من أفضل أعمالك، بالإضافة أيضاً إلى بعض شهادات العملاء الإيجابية، سيساعدك هذا الأمر على بناء ثقة كبيرة بينك وبين عملائك، ولكن المهم أن يحتوي المستند أو الوثيقة التي ترسلها لعملائك على عدة أمور:
متطلبات العميل: حاول أن تقوم بكتابة ملخصاً موجزاً لاحتياجات العميل من خلال فهمك، نظراً لما قدموه من معلومات في مخطط المشروع الخاص بك، يجب أن تُظهر للعميل بأنك قد استخرجت معلومات قيمة بالفعل من خلال تقديمهم المعلومات الكافية في مخطط المشروع الخاص بك.
الحل الذي تُقدمه: يجب أن تكتب ملخصاً موجزاً أيضاً عن الحلول التي ستقدمها لهم، والاقتراحات التي يمكن أن تتم إضافتها لتساهم في تسليم الخدمة بصورة أفضل؛ حاول أن تشرح للعميل بشكل مفصل في هذا القسم كيف ستقوم بحل مشاكلهم.
الجدول الزمني للمشروع: قسِّم المشروع إلى مراحل رئيسية وحدد مواعيد التسليم لكل مرحلة. تذكر أن المشاريع غالبًا ما تستغرق وقتًا أطول مما تعتقد، وإذا انتهى بك الأمر إلى تأخر 3 أشهر عن الموعد النهائي الموعود، فهذا سيُحسب عليك (حتى لو كان العميل هو من أخر المشروع)، وبالتالي حاول استخدم جدول زمني أسبوعي أي 6 أسابيع أو 10 أسابيع وما إلى ذلك، ستعطيك أريحية أكبر خلال العمل.
حزم الأسعار: كما ذكرنا في نقطة كيفية تسعير خدماتك أنه من الأفضل تقديم حزم مختلفة بأسعار مختلفة للعميل، لأنك بذلك تضع العميل في موقف دفاعي وتجبره في نفس الوقت بشكل أكبر على قبول عرضك؛ بناءً على مواصفات العميل التي حصلت عليها، فإنه يجب عليك الآن أن تكون قادراً على تحديد تكلفة المشروع بدقة، لذلك تأكد من إضافة حزم الأسعار الخاصة بك في المستند أو الوثيقة التي ترسلها للعميل، لأن هذا المكان هو المكان الأمثل لإبراز سعرك، وحاول أن تجعل خياراتك أكثر من ثلاث خيارات، بحيث يمكن للعميل اختيار الخيار الأفضل لأعماله
الشروط والأحكام: إذا كان عملك يلزمه تقديم شروط أو أحكام خاصة بالدفع، فإن المستند هو المكان المثالي أيضاً لإبراز أيٍ من هذ الشروط والأحكام.
في النهاية إذا كان العميل يحب اقتراحاتك التي قدمتها لها، ويريد المضي قدماً، فتأكد من توقيعه أو موافقته على جميع البنود الموجودة في المستند، سيساعدك هذا الأمر على إدارة عملك بشكل احترافي، ويُظهر للعميل أيضاً أنك تهتم بجميع التفاصيل.
4. اجمع دفعة من المال قبل البدء في تنفيذ مشروعك
لا تُخاطر مع العملاء الجدد، وتبدأ في تنفيذ المشروع دون أخذ وديعة مسبقة من المال، حاول دائماً أن تطلب دائماً إيداع جزء من المال بشكل مقدم قبل أن تبدأ في تنفيذ المشروع، سواءً من خلال التحويلات البنكية، أو بطاقات الائتمان، أو من خلال أي طريقة تحويل ممكنة.
هناك أيضاً بعض الأدوات الرائعة التي تتيح لك إنشاء تقديرات وفواتير وقبول المدفوعات من العملاء، ويوصي بهذه الأدوات الكثير من الخبراء، نظراً لأن تتبع كل شيء يدوياً ليس قابلاً للتطوير، ومن الأدوات الرائعة التي يمكنك الاستعانة بها HelloBonsai أو Ballpark أو Harvest أو Quickbooks.
5. قم بالترحيب بعملائك والانضمام إليهم بشكل أكبر
بعد تخطي جميع الخطوات السابقة، جاء الآن وقت الترحيب بعملائك بشكل فعلي، قم بإرسال رسالة ترحيبية لعملائك الذين قرروا أن يعتمدوا عليك ووافقوا على جميع البنود التي قمت بوضعها، ودفعوا جزء مسبق من المال.
تذكر أيضاً أن تُقدم معلومات الاتصال الخاصة بك، وحدد مواعيد التوافر على سبيل المثال من الاثنين إلى الجمعة من 9 صباحاً حتى 5 مساءاً وهكذا، وقم بإدراج أي شيء آخر أيضاً تريد التوصية به، من أجل تقليل تكرار هذه العملية لكل عميل جديد، قم بإنشاء قالب ترحيب يمكنك استخدامه إنشاء عملية تأهيل لكل عميل جديد.
6. تقديم المشروع للعميل بشكل يفوق كل التوقعات
هذا الجزء يعتمد عليك أنت بشكل كبير، بفضل المعلومات التي قدمها العميل، فأنت تعرف المشروع بشكل تفصيلي، وتعرف العميل وتوقعاته، والجدول الزمني الذي يرغب به العميل، وبالتالي فإن تسليم المشروع بشكل يفوق التوقعات هو أملاً يعتمد عليك وعلى خبرتك ومهاراتك.
لكن ما أستطيع أن أنصحك بها لكي تتمكن من تحقيق هذه النقطة، هو التواصل المنتظم مع العميل خلال تنفيذ المشروع ومعرفة المزيد منه لكي تتمكن من تنفيذ المشروع بشكل مثالي، بالإضافة أيضاً إلى بذل قصارى جهدك لتوصيل المشروع في وقت أقل مما وعدت به، تذكر أن مهمتك هي خدمة العميل بشكل جيد جداً للحفاظ عليه مدى الحياة
تأكد أيضاً من تحصيل الدفعة النهائية قبل تسليم أي مخرجات نهائية، وخاصةً مع العملاء الجدد، وذلك لتجنب أمور الاحتيال والسرقة؛ قام عدد كبير جداً من المستقلين بتسليم المخرجات النهائية قبل الحصول على مدفوعات وتُركوا عالقين لا نقود، بالتأكيد أنت تعرف ما أقصده.
7. قم بإنهاء عملك واستمر في إضافة القيمة
إذن لقد جمعت المدفوعات وقمت بتسليم مشروعك، وسعد الجميع، هل تعتقد أنك بذلك قد انتهيت؟
يقع الكثير من الأشخاص في هذا الخطأ، إذا قمت بإنهاء مشروعك، وحذفت عميلك بشكل مباشر، ولم تهتم أبداً بالتحسينات التي يجب عليك إضافتها لعميلك، أو التحديثات التي يتعين عليك إجراؤها وتنفيذها، فسيجد عميلك شخصاً آخر على الفور ولن يعود للتعامل معك مرة أخرى.
لذا فإنه من المهم أن تتذكر بأن وظيفتك لا تنتهي بمجرد انتهاء المشروع وهذا شيء ينطبق على معظم المشاريع عُموماً، خدمة ما بعد البيع مهمة جداً لنجاح المشاريع بشكل ساحق، كما فعلنا مع العميل في بداية المشروع وأرسلنا له حزمة ترحيب تتضمن العديد من الأشياء المختلفة، فإنه من المهم أن نُرسل للعميل حزمة الوداع التي تتضمن بعض الجوانب المختلفة أيضاً.
من الضروري أن تتضمن حزمة الوداع على ملاحظة شكر مكتوبة بخط اليد، أو على شكل فيديو، ملخص عن المشروع وما قدمته، تعليمات للعميل من أجل تحسين وتنمية عمله، تشجيع على أن يقوموا بالتوصية لك للأشخاص الأخريين، معلومات الاتصال الخاصة بك للتواصل معك والحصول على المساعدة مستقبلاً.
ويُكن أن تُقدم له دعوة لمتابعتك على صفحات التواصل الاجتماعي الخاصة بك، ستساعدك هذه الأمور على بناء علاقة احترافية وثيقة بين وبين العميل، ولذا لا تبخل على نفسك بالقيام بهذه الأمور والانتقال بمستوى عملك إلى المستوى الاحترافي، وصدقني هذه الأمور التي ذكرتها لك تُجني ثمار أكثر من رائعة وهذا عن تجارب.